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Tudo de bom esse site meninas .... Aplicando 5S na Vida Pessoal * Tom Coelho "Quem teve a ideia de cortar o tempo em fatias, a que se deu o nome de ano, foi um indivíduo genial. Industrializou a esperança, fazendo-a funcionar no limite da exaustăo. Doze meses dăo para qualquer ser humano se cansar e entregar os pontos. Aí entra o milagre da renovaçăo e tudo começa outra vez, com outro número e outra vontade de acreditar, que daqui para diante vai ser diferente." (Carlos Drummond de Andrade) Agora que você já fez a famosa contagem regressiva, bebeu champanhe, cumprimentou amigos e familiares, fez ótimas refeições e dormiu bastante, bem-vindo de volta ao cotidiano. Para algumas pessoas, não passou de um dia como outro qualquer, uma passeadinha a mais do ponteiro nos relógios, exceção feita a uma mesa mais farta e ao final de semana prolongado. Todavia, prefiro seguir Drummond, aproveitando a magia do momento para refletir sobre os últimos doze meses, repensar sobre os objetivos e metas traçadas, e recomeçar a luta e a caminhada. Em Administração, utilizamos um expediente importado lá do Oriente, mais precisamente do Japão pós-guerra, chamado de “5 S”. Este nome provém de cinco palavras japonesas iniciadas pela letra “s”: Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke. Os cinco sensos constituem um sistema fundamental para harmonizar os subsistemas produtivo-pessoal-comportamental, constituindo-se na base para uma rotina diária eficiente. Praticar os 5S significa: - Seiri (senso de utilização): separar as coisas necessárias das desnecessárias; - Seiton (senso de organização): ordenar e identificar as coisas, facilitando encontrá-las quando desejado; - Seisou (senso de zelo): criar e manter um ambiente físico agradável; - Seiketsu (senso de higiene): cuidar da saúde - Shitsuke (senso de disciplina): manter os resultados obtidos através da repetição e da prática. A aplicação dos 5S numa empresa deve ser efetuada com critérios, inclusive com supervisão técnica dependendo do porte da companhia. Mas meu convite, neste instante, é para você praticar os 5S em sua vida pessoal. Assim, que tal aproveitar estes primeiros dias do ano para fazer uma pequena revolução pessoal? Aplique Seiri em sua casa e em escritório. Nos armários, nas gavetas, nas escrivaninhas. Tenha o senso de utilização presente em sua mente. Se lhe ocorrer a frase: “Acho que um dia vou precisar disto...”, descarte o objeto em questão, pois você não o utilizará. Pode ser uma roupa que você ganhou de presente ou comprou por impulso e nunca a vestiu, por não lhe agradar o suficiente, mas que acalentará o frio de uma pessoa carente. Podem ser livros antigos, hoje hospedeiros do pó, que contribuirão com a educação de uma criança ou um jovem universitário. Seja seletivo. Elimine papéis que apenas ocupam espaço em seus arquivos, incluindo revistas e jornais que você acredita estar colecionando. Organize sua geladeira e sua despensa – você ficará impressionado com o número de itens com prazo de validade expirado. Na próxima fase, passe ao Seiton. Separe itens por categorias, enumerando-os e etiquetando-os se adequado for. Agrupe suas roupas obedecendo a um critério pertinente a você, como por exemplo, dividir vestimentas para uso no lar, daquelas destinadas para trabalhar, de outras utilizadas para sair a lazer. Organize seus livros por gênero (romance, ficção, técnico etc.) e em ordem de relevância e interesse na leitura. Separe seus documentos pessoais e profissionais em pastas suspensas, uma para cada assunto (água, luz, telefone...). Estes procedimentos lhe revelarão o que você tem e atuarão como “economizadores de tempo” quando da busca por um objeto ou informação. Com o Seisou, você estará promovendo a harmonia em seu ambiente. Mais do que a limpeza, talvez seja o momento para efetuar pequenas mudanças de layout: alterar a posição de alguns móveis, colocar um xaxim na parede, melhorar a iluminação. Agora, basta aplicar os últimos dois sensos já mencionados, o Seiketsu, que corresponde aos cuidados com seu corpo (sono reparador, alimentação balanceada e exercícios físicos), sua mente (equilíbrio entre trabalho, família e lazer) e seu espírito (cultive a fé) e o Shitsuke, tão simples quanto fundamental, e que significa controlar e manter as conquistas realizadas. Faça isso e eu desafio você a ter pela frente doze longos e prósperos meses! física, mental e emocional de forma preventiva; O 5S é uma metodologia criada no Japão, na década de 60, com o objetivo de melhorar o ambiente nas fábricas. Eles notaram que se tornassem o local de trabalho mais limpo e organizado, diminuiriam o desperdício, o número de acidentes e ainda teriam um aumento da produtividade. Assim, a implantação desse programa é um sucesso até hoje e é base para os programas de Qualidade Total. Aprendemos muito com a cultura oriental, principalmente sobre a importância dada às coisas pequenas do cotidiano. Vemos que é possível melhorar os padrões a cada dia, adotando práticas simples e tendo a persistência como lema. Essa metodologia tem como característica principal a facilidade de entendimento. Trata-se de um programa participativo e promotor da qualidade que provoca uma quebra de paradigma empresarial e pessoal. O nome 5S vem de cinco palavras japonesas iniciadas com S: Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e Shitsuke. O quadro abaixo traduz para o português o conceito dessas palavras: Atualmente, educar para a sustentabilidade é uma necessidade e a adoção da prática do 5S nas empresas e na vida pessoal contribui para melhorar a vida no planeta. É um programa que leva o indivíduo a perceber que uma vida mais organizada, mais simples e sem desperdício traz muitos benefícios. No ambiente físico, as melhorias são imediatas, mas o impacto de um programa bem executado é percebido também na mudança de comportamento de quem o pratica. É a busca pela melhoria da qualidade de vida. Alguns resultados práticos Presenciei várias mudanças positivas nas empresas durante a adoção desse programa. O clima empresarial melhora devido a nova organização adotada, o número de desentendimentos diminui, pois cada um torna-se responsável por seu local de trabalho, o controle de estoque fica mais fácil e o financeiro se beneficia de menos erros e mais atenção. Após a implantação dessa metodologia em uma empresa que atendi, um grupo de funcionários decidiu usar o ônibus para ir ao trabalho. Assim, eles contribuíram para a diminuição de CO2 – já que quatro carros ficaram na garagem – e tiveram tempo para colocar o papo em dia durante o trajeto. Uma das funcionárias desse grupo decidiu usar esse momento para voltar a ler livros! Vejam que não só a empresa ganhou vantagem com a adoção dessa prática, mas seus colaboradores também. A praticidade como vantagem do programa O programa 5S é muito prático. É necessária uma breve leitura de sua teoria e muita disposição para implantá-las. No ambiente doméstico, a prática é mais fácil devido a complexidade ser menor. Mas atenção: para que a metodologia funcione adequadamente é preciso o envolvimento de todos em casa! Falarei sobre os cinco sensos de modo muito simples e com enfoque doméstico. Quem quiser saber mais sobre a o programa 5S, principalmente sobre sua aplicação nas empresas, recomendo a leitura de livros sobre o tema, principalmente os voltados para a Qualidade Total. Comece a fazer um 5S em sua carteira, em sua bolsa ou pasta de trabalho. Com certeza encontrará muito papel desnecessário do tipo panfleto de propaganda de orçamento dentário – que você nem sabe por que está ali, pois já tem seu dentista de confiança! -, ticket de supermercado, extrato bancário antigo, ingresso de um filme que assistiu há meses e por ai vai. Faça essa experiência! Garanto que além de liberar espaço, você dará muitas risadas ao constatar como guarda coisas inúteis! É uma terapia. É importante falar que a palavra senso traz consigo a idéia de atitude e disposição para promover condutas de utilização, ordenação, limpeza, asseio e autodisciplina. Já se fala em outro senso, o Shittsokoku que se refere a persistência. Mais, já encontramos empresas que adotam o 7S e 9S. Os Sensos Senso de utilização – SEIRI Consiste em separar e retirar itens desnecessários ou pouco utilizados no local a ser arrumado. Com isso, consegue-se a liberação de espaço e a identificação dos itens que possuímos. Aprendemos que guardamos muitas coisas desnecessárias para nós e que podem ser úteis para outros. Certamente, após essa fase o ambiente ficará mais leve proporcionando a todos um bem estar incrível. Dica: procure praticar esse senso também em relação ao tempo que você dedica a ações que não agregam. Por exemplo, conversas fúteis e leitura de e-mails inúteis! Senso de ordenação – SEITON Este senso consiste em ordenar tudo o que foi separado. É o popular “cada coisa em seu lugar”, para facilitar o acesso quando for preciso. É aconselhável, nessa fase, o uso de etiquetas e pastas coloridas para facilitar a localização dos objetos. Usem de forma inteligente as gavetas, a estante, os armários e a mesa. O importante é que fique claro o local de cada objeto. Por exemplo, utilize pastas para comprovantes bancários, declaração de imposto de renda e documentos. Organize também seus CDs e DVDs. Use a criatividade de acordo com sua necessidade e da sua família! Senso de Limpeza – SEISOU O sentido dessa palavra é retirar sujeiras. Este senso não se refere apenas em limpar o local e/ou objetos utilizados, ele vai além. É deixar o local e/ou objeto nas melhores condições de uso possível, não desperdiçar materiais e também preocupar-se com outro. Após a limpeza é importante dar um destino correto ao lixo retirado. Quando praticamos esse senso o modelo adotado é local limpo é o que menos se suja e não o que mais se limpa. Senso de higiene – Seiketsu O lar reflete a personalidade de quem mora ali. Este senso é voltado para o equilíbrio físico, psicológico e espiritual das pessoas. Além dos hábitos cotidianos de higiene e a adoção de uma vida mais saudável (alimentação, prática de esportes, lazer) é preciso atenção as condições intrínsecas presentes em cada um de nós. Os passos anteriores proporcionaram uma condição de vida mais ordenada e simples e a conseqüência disso é mais tempo livre. Agora, este senso vem trazer o clima mais harmônico e saudável. A atenção aos relacionamentos é algo para ser avaliado e tratado com atenção nesse momento. É tempo de pausa para reflexão sobre como organiza a própria vida. É momento de desacelerar na procura por algo fundamental: a paz interior! Senso de autodisciplina – Shitsuke Este senso implica no esforço pessoal para sempre praticar os sensos anteriores. É a mudança de conduta gradativa em busca de formas melhores de cuidar de seu ambiente físico e de suas emoções. É o senso mais difícil já que implica mudança de hábito. O principal é compreender a importância dessa metodologia e comprometer-se em buscar o melhor a cada dia. Os benefícios são a constância na autoanálise, aperfeiçoamento das relações e a manutenção do ambiente domiciliar. Daqui pra frente, tudo pode ser diferente! O 5S é um processo de educação e traz consigo a oportunidade de se conquistar mais qualidade de vida. Atitudes simples que, quando interiorizadas, provocam mudanças significativas. O mais importante é o que acontece dentro de cada um à medida que pratica os conceitos. Você perceberá que seu cotidiano ficará mais simples e leve. Essa simplicidade trará mais tempo livre a serem dedicados às coisas essenciais da vida, como conversar com os amigos, estar com a família, fazer uma caminhada no final da tarde ou estar com a pessoa mais importante da sua vida: você! Tente aplicar essa metodologia em sua casa.